Leidse universiteitsarchieven blijven in Leiden
De Universiteit Leiden en het Nationaal Archief hebben op 24 november 2011 een overeenkomst gesloten over beheer en bewaring van de Leidse universiteitsarchieven.
Rector Magnificus Paul van der Heijden en Algemeen Rijksarchivaris Martin Berendse tijdens de ondertekening van de overeenkomst
Wie onderzoek doet naar de geschiedenis van de Universiteit Leiden komt al snel terecht bij de Bijzondere Collecties van de Universitaire Bibliotheken Leiden. Daar bevinden zich namelijk onder meer de archieven van de Senaat, Curatoren en College van Bestuur, Universiteitsraad, Faculteitsbesturen en Instituutsbesturen, vanaf de oprichting van de Universiteit in 1575 tot ca. 1990.
De ruim 50 archiefblokken met een omvang van 500 strekkende meter bevatten informatie over onderwijs en onderzoek, hoogleraren, docenten en studenten, financiën, huisvesting, contacten met zusterinstellingen en tal van wetenschappelijke, politieke en bestuurlijke kwesties gedurende de laatste vierhonderd jaar. De laatste aanwinst is het archief van de befaamde Leidse Sterrewacht.
Archiefwet
Wetten en statuten van de Universiteit Leiden, 1631, uit het Archief van Curatoren (AC1 1)
Volgens de Archiefwet moeten archieven van het rijk – en daartoe behoren ook die van de openbare universiteiten – binnen twintig jaar worden overgebracht naar een openbare archiefbewaarplaats; voor de Universiteit Leiden betekent dat naar het Nationaal Archief (als Rijksarchief in Zuid-Holland) in Den Haag.
Toch bevinden deze archieven zich al sinds 1908 in de UB Leiden. Reden hiervan is onder meer dat de universiteitsarchieven een nauwe inhoudelijke band hebben met de Bijzondere Collecties. Hierin zijn tal van archieven opgenomen afkomstig van Leidse wetenschappers, zoals de classicus Scaliger en de historicus Johan Huizinga. De bestuurders van de universiteit hebben zich dan ook altijd op het standpunt gesteld dat de universiteitsarchieven in Leiden zouden moeten blijven.
Formele overbrenging en gelijktijdige bruikleengeving
Op 24 november 2011 zijn regelgeving en praktijk met elkaar in overeenstemming gebracht. Paul van der Heijden, rector en voorzitter van het College van Bestuur van de Universiteit Leiden en Martin Berendse, Algemeen Rijksarchivaris, hebben een overeenkomst gesloten waarbij de Leidse universiteitsarchieven in formele zin zijn ‘overgebracht’ naar het Nationaal Archief. Tegelijkertijd heeft de Algemeen Rijksarchivaris het besluit ondertekend om deze archieven in langdurige bruikleen te geven aan de Universiteit Leiden. Dit alles zonder dat er ook maar één snipper papier is verplaatst.
De archieven worden door de UB in Leiden onder dezelfde voorwaarden ter beschikking gesteld die bij het Nationaal Archief in Den Haag gelden. Voor gebruikers verandert er niets: iedereen kan zoals voorheen terecht bij de Leeszaal Bijzondere Collecties om stukken uit de Leidse universiteitsarchieven te raadplegen.